A arte de planejar

Organizar tarefas é um dos segredos da excelência na gestão do tempo. Contudo, as demandas variam de acordo com os prazos. Descubra quais são os tipos de planejamento ideal para cada necessidade e aprenda como colocá-los em prática

Daniel Junqueira/MBPress
Uma boa forma de controlar o tempo no ambiente de trabalho é fazendo um bom planejamento. Organizar as tarefas, tanto diárias quanto semanais, além das metas mensais e anuais, pode ajudar a economizar horas e contribui para alcançar os objetivos traçados ao longo dos períodos.

Em seu livro “A Tríade do Tempo”, o consultor Christian Barbosa sugere que o planejamento comece pelo plano de longo prazo, passe pelo médio e termine no curto prazo. "A cada período, o nível de detalhamento é mais específico e subordinado às definições anteriores", explica. "É como se fosse um funil: todas as necessidades são colocadas pelo bocal e saem, pela outra ponta, com um foco definido.”

Na opinião do diretor executivo do Instituto Avançado de Desenvolvimento Intelectual (Insadi), de São Paulo, Dieter Kelber, todo bom planejamento deve ser feito de acordo com as metas a serem atingidas. "Se eu tenho de vender cinco trabalhos de consultoria em um mês, devo planejar uma agenda para isso", exemplifica. “Contudo, para eu ter planejamento do tempo, preciso organizar as minhas atividades.”

De fato, o segredo está justamente no planejar. Para tanto, o fator tempo é primordial para que tudo saia conforme o previsto. Demandas e prazos devem ser cuidadosamente analisados.

Apesar de menos comentado nas metodologias de gestão do tempo, o planejamento anual é de suma importância. Isso porque ele direciona a organização e facilita as tarefas de curto prazo. Para elaborá-lo, a dica é reservar uma ou duas horas do dia. Revisá-lo ao menos uma vez no ano também é fundamental.

Já o planejamento do tipo mensal, para apresentar resultados efetivos, deve ser feito em dois passos: primeiramente, com a revisão do mês anterior, quando tudo o que foi feito nos últimos 30 dias deve ser avaliado e o que ficou pendente ou inacabado deve ser colocado no mês que se inicia; por fim, com a revisão das metas conectadas, das quais são selecionadas algumas das previstas para decorrer do ano.

Por mais estranho que soe à primeira vista, o planejamento diário não tem a importância que parece ter. “Esse modelo é extremamente reativo e propício ao aparecimento de urgências e circunstâncias ao longo do dia. Além disso, é bem provável que nenhum compromisso ou tarefa realmente importante tenha sido incluída nessa lista”, avalia Christian Barbosa.

No lugar do diário, o especialista sugere destaque ao planejamento semanal. Segundo ele, esse é o mais importante de todos. "De nada adianta ter um belo plano anual ou mensal sem que as ações sejam postas em prática no presente”, diz. “O planejamento semanal é uma forma de economizar horas do seu dia-a-dia e uma das ferramentas mais poderosas na administração pessoal.”

Para Dieter Kelber, executivo do Insadi, a hierarquia no ambiente corporativo também influencia na elaboração dos tipos de planejamento. "Quanto maior o meu posto, mais atividades eu tenho e mais complexas elas são. Assim, meu planejamento tem de ser preciso, e meu tempo fica cada vez mais escasso", conclui.